bvmd-Zusage – IFMSA-Bewerbung

Herzlichen Glückwunsch zu deiner bvmd-Zusage für einen Austausch mit der bvmd/ifmsa! Du bist nun für ein bestimmtes Gastland nominiert und kannst mit deiner Bewerbung im Gastland über die ifmsa-database beginnen.

Wenn du einen Restplatz erhalten hast, musst du uns innerhalb von 48 Stunden nach Erhalt der bvmd-Zusage bescheid sagen, ob du den Platz annimmst. Dazu reicht es, wenn du eine E-Mail an exchange-assistant-out@bvmd.de (SCOPE), nore-out@bvmd.de (SCORE) bzw. nophe@bvmd.de (PHeX / SCOPH) schreibst.

Mittlerweile bist du schon einen großen Schritt näher an deinem Ziel und es fehlt nicht mehr viel bis zum eigentlichen Auslandsaufenthalt. Dir fehlt nur noch die Bewerbung direkt beim Gastland über die IFMSA Database. Dort übermittelst du deiner Gastorganisation alle nötigen Informationen gemäß der Exchange Conditions, sodass das Gastland mit der Organisation deines Austausches beginnen kann. Im zweiten Bewerbungsschritt geht es also viel mehr um Schnelligkeit als um Ranking oder Punkte. Hier zählt es alle Dokumente so schnell wie möglich vollständig zu haben, damit deine Bewerbung so bald wie möglich im Gastland ankommt und von den Ehrenamtlichen vor Ort verarbeitet werden kann. Bereite dich also im Vorhinein schon gut vor, um diesen Schritt zu meistern.

Bewerbungsablauf

Schritt 1: Innerhalb von 14 Tagen die Application Form (AF) ausfüllen

Nach dem Erhalt der Zugangsdaten für die IFMSA-Database hast du zwei Wochen (14 Kalendertage) Zeit die Annahme des Praktikumsplatzes durch das Hochladen und Absenden der Application Form (AF) zu bestätigen.

So findest du die Application Form nachdem du dich angemeldet hast:

Die Terms and Conditions (SCOPE | SCORE | PHEx) werden standardmäßig von jedem Gastland verlangt und müssen zusammen mit den Pflichtdokumenten in die IFMSA-Database hochgeladen werden. Du findest die Dokumente, wenn du auf das jeweilige Wort drückst.

Fahrtkostenzuschuss beantragt?

Falls du einen Fahrtkostenzuschuss (FKZ) beantragt hast, sendest du deine CA direkt nach Erhalt per E-Mail an buero@bvmd.de. Bitte überprüfe vorher, ob der in der CA angegebene Praktikumszeitraum mindestens 26 Kalendertage abdeckt. Bitte wende dich umgehend an neo-out@bvmd.de bzw. nore-out@bvmd.de bzw. nophe@bvmd.de, wenn der angegebene Praktikumszeitraum in deiner CA weniger als 26 Kalendertage beträgt.

Card of Confirmation

Spätestens einen Monat vor Beginn deines Austausches musst du mit der Card of Confirmation (CC) deinen Austausch endgültig über die IFMSA-Database bestätigen. Eine Änderung des Praktikumszeitraumes nach dem Versenden der CC ist nicht mehr möglich. Ca. 6 Wochen vor Beginn deines Austausches erhältst du einen Invitation Letter (IL), den du ggf. bei der Beantragung deines Visums einreichen musst.

Für die Buchung deines Fluges und Beantragung des Visums bist du selbst verantwortlich. Die bvmd kann für eventuelle Probleme bei diesen Prozessen keine Verantwortung übernehmen. Der Austausch ist erst nach Erhalt der Card of Acceptance (CA) endgültig zugesagt. Wir empfehlen dir daher dringend deinen Flug erst nach Erhalt der CA zu buchen! Bitte beachte, dass die meisten Gastländer die CA wirklich erst sechs bis acht Wochen vor Praktikumsbeginn bereitstellen und daher mit höheren Flugpreisen zu rechnen ist. Solltest du bereits vor Erhalt der CA auf dein eigenes Risiko Flüge buchen wollen, raten wir dir zumindest dazu stornierbare Flüge zu buchen.

Wir können dich bei Visaangelegenheiten leider nicht beraten. Auch die Gastländer können keinen umfassenden Überblick über alle Visarichtlinien und Einreisebedingungen haben und dich dementsprechend genauso wenig beraten wie wir. Die Visahinweise anderer Outgoings in den Erfahrungsberichten sind ebenfalls nur als persönliche Erfahrungen und nicht als Handlungsanweisungen zu verstehen. Bitte informiere dich daher selbstständig bei der zuständigen Botschaft bzw. Vertretung deines Gastlandes in Deutschland über die Notwendigkeit und Voraussetzungen für Visa derartiger Praktika. Eine Übersicht über Vertretungen deines Reiselandes in Deutschland findest du auf der Seite des Auswärtigen Amtes bzw. hier.

Anerkennung des Austausches als Famulatur

Für die Anerkennung deines Austausches als Famulatur bist du selbst verantwortlich. Bitte informiere dich daher vor deinem Praktikum selbstständig beim Landesprüfungsamt über die Vorgaben und Richtlinien hierfür. Insofern bestimmte Vorlagen notwendig sind, musst du diese mitnehmen und das Ausfüllen dieser Dokumente mit der Gastorganisation absprechen. Das IFMSA-Zertifikat, welches du nach Ende des Praktikum erhältst, ist in der Regel nicht für die Anerkennung des Praktikums als Famulatur ausreichend.

Absage durch die bvmd oder das Gastland

Wir geben immer alles um möglichst viele Praktika zu ermöglichen. Leider kommt es manchmal trotzdem zu Absagen durch die bvmd oder das Gastland. Wie deine Erstattungsansprüche in diesen Fällen aussehen, kannst du in deinen unterschriebenen Bewerbungsbedingungen (SCOPE | SCORE | PHEx/SCOPH) nachlesen. Solltest du dich in der regulären Bewerbungsphase beworben haben, kannst du dich normalerweise mit der gleichen Bewerbungsgebühr noch einmal in der selben Bewerbungsphase auf einen Restplatz bewerben. Die Übertragung deiner Bewerbungsgebühr in eine andere Bewerbungsphase (z.B. vom Sommersemester auf das Wintersemester) ist nicht möglich. Genaueres dazu kannst du auch gerne in unserem Berliner Büro erfragen.

Rücktritt

Solltest du deinen Austausch doch nicht antreten können, dann gebe unseren Bundeskoordinator*innen (NEO-Out | NORE-Out | NOPHE) bitte umgehend per E-Mail bescheid. Am besten ist, wenn du auch unser Berliner Büro in cc setzt. Rücktritte sind für uns immer eine Herausforderung, da häufig schon viel Arbeit in die Organisation deines Austausches geflossen ist und wir die Plätze häufig nicht anderweitig vergeben können. Es ist also wichtig, dass du dich umgehend bei uns meldest, wenn bei dir etwas dazwischen gekommen ist. Wie deine Erstattungsansprüche in diesen Fällen aussehen, kannst du in deinen unterschriebenen Bewerbungsbedingungen (SCOPE | SCORE | PHEx/SCOPH) nachlesen.