Etwa 8 Wochen nach Bewerbungsfrist werden die Zu- und Absagen per Post an euch verschickt.

Absage

Zusammen mit den Absagen verschicken wir unsere Restplatzliste. Auf diesem Formular kannst du angeben, ob du dich auf einen solchen Restplatz bewerben oder die Bewerbung für die nächste Bewerbungssaison aufrechterhalten willst. Kommt dies nicht für dich in Frage, kannst du einfacdh angeben, dass du deine Bewerbungsgebühr zurückforderst. Diese wird bei einer Absage durch die die bvmd oder das Gastland abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 15,-€ zurückerstattet.

Für die Rückerstattung des Geldes ist es notwendig, entweder das der Absage beiliegende Formblatt oder eine Email an exchange-office@spam.bvmd_·de zu schicken und zwar unbedingt unter Angabe deines vollständigen Namens, deinen aktuellen Kontodaten sowie entweder deiner Bewerbungsnummer oder dem Zeitpunkt deiner (Erst-)Bewerbung sowie dem Land deines Erstwunsches. Innerhalb von 6 Wochen wird das Geld dann auf deinem Konto eingehen.

Zusage

Wenn du für ein Famulaturplatz ausgewählt wirst, erhältst du in etwa 8 Wochen dein offizielles Zusageschreiben.

Der weitere Ablauf

Erster Schritt: gastlandspezifische Unterlagen nachreichen

Spezielle Dokumente für dein Gastland müssen nun ans Bonner Büro geschickt werden. Nutzt dazu das Anschreiben unter Downloads.Welche Dokumente musst du einreichen? Check dazu die Austauschbedingungen deines Gastlandes unter http://www.IFMSA.net/public/ecscopeselect.php) und beachte insbesondere ob die Unterlagen digital als CD oder in Papierform verlangt werden. Bitte schicke alles bis zu der im Zusagescheiben angegebenen Frist ein.

Eingabe deiner Bewerbungsdaten in die Datenbank

Innerhalb von zwei Wochen nach Zusage wirst Du eine Email mit einem persönlichen Passwort für unsere Online-Datenbank erhalten. Von diesem Zeitpunkt an läuft der gesamte Austausch nur noch online über das elektronische Austausch System der IFMSA!

ACHTUNG: Leider wird diese Mail in vielen Fällen vom Spam Filter des Empfängers aussortiert. Um euren Famulaturplatz nicht zu gefährden, schaut also auch in den Spam Ordner: Betreff: „login information to the IFMSA Electronic Exchange System“, Absender: NEO@spam.bvmd_·de

Nach Erhalt des Passwortes kannst du dich auf der Seite www.IFMSA.net einloggen. Dort musst du innerhalb einer Woche deine Daten in das Online-Bewerbungsformular (e-Application Form = eAF) eingeben und bestätigen (submit). So wird deine Bewerbung aufrechterhalten und das Gastland bekommt deine Daten sofort übermittelt und kann beginnen deinen Aufenthalt zu planen. I.d.R. folgt der nächste Kontakt mit der bvmd und dem Gastland dann erst 8 Wochen vor Famulaturbeginn mit Erhalt der offiziellen Bestätigung aus dem Gastland.

Beachte:

- Submitte deine eAF erst dann, wenn du auch deinen Motivationsbrief eingefügt hast. Nach dem Submitten kannst du deine Angaben nicht mehr ändern.

- In dem Feld "duration" bitte nur „4 weeks“ eintragen!

- Diese eAF kann von uns nur weitergeleitet werden, wenn alle Felder (auch Passnummer und Gültigkeit) ausgefüllt sind.

- Hast du eine Zusage für zwei Monate bekommen, dann wirst du auch zwei verschiedene Passwörter erhalten und musst die eAF 2 x für jeweils 4 Wochen ausfüllen.

- Sollten deine Angaben nicht den Austauschbedingungen des Gastlandes entsprechen, gefährdet das unter Umständen deinen Austausch. Um spätere Probleme zu vermeiden, überprüfe ggf. noch einmal die allgemeinen Austauschbedingungen deines Gastlandes (Zeiträume, Städte, …). Diese findest du wie immer unter http://www.IFMSA.net/public/ecscopeselect.php und www.bvmd.de (Länderlisten).

Bestätigung aus dem Gastland

6 - 7 Wochen vor Beginn deiner Famulatur bekommst du die offizielle Bestätigung aus dem Gastland. Du bekommst dazu eine Email mit einem neuen Passwort. In unserer Datenbank findest du dann die endgültige Zusage des Gastlandes, die so genannte Card of Acceptance (CA).

Die CA enthält genaue Informationen über Deine Famulatur, den Ort, den genauen Zeitraum und dort findest Du auch die Adresse Deiner Kontaktperson.

Melde dich bitte per Mail oder Telefon bei deiner Kontakperson und gib deine offizielle Zusage, die Card of Confirmation (CC) in die Online Datenbank ein (spätestens vier Wochen vor Beginn der Famulatur). Dabei können Deine Reisedaten, soweit zu dem Zeitpunkt noch nicht feststehend, nachträglich direkt deiner Kontaktperson mitgeteilt werden.

BEACHTE: Der bvmd – Austausch macht ausdrücklich darauf aufmerksam, dass die Zuteilung in eine bestimmte Stadt von unseren Partnerorganisationen im jeweiligen Land vorgenommen wird und wir somit darauf keinerlei Einfluss haben.

Beachte, daß du selber für dein evtl. Visum, deinen Flug,  deine Kranken-, evtl. Unfall- und Haftpflichtversicherung zuständig bist!

Versicherung

• Gemäß den „IFMSA Exchange Regulations“ muss jeder Famulant für ausreichenden Versicherungsschutz sorgen. Der bvmd-Austausch und die IFMSA müssen jede Haftung ablehnen. Du kannst dich an unseren Partner, die Deutsche Ärzte Finanz  (DÄF), wenden, die ein spezielles Versicherungspaket für berufsbedingte Auslandsaufenthalte anbietet. Nähere Informationen findest du in dem der Zusage beigefügten Merkblatt.

Nach deinem Auslandsaufenthalt: Bericht schreiben

Bitte vergiss nach Deiner Rückkehr nicht deinen Famulaturbericht zu schreiben und fristgerecht auf unsere Homepage zu stellen. Das ist ganz leicht indem du ihn unter http://bvmd.de/ausland/berichte/eingabe/ in eine entsprechende Maske eingibst. Dabei wird auch nach deinen aktuellen Kontodaten gefragt. Nur bei fristgerechtem Eingang (bei einer Famulatur in den Monaten Januar bis Juni bis zum 30.06. bzw. bei einer Famulatur in den Monaten Juli bis Dezember bis zum 31.12. des Jahres) des Berichts können wir dir deine Kaution in Höhe von 30,-€ zurückzahlen.

Famulaturrücktritt

Falls du aus irgendeinem Grund die Famulatur nicht antreten kannst, sage in jedem Fall frühzeitig in unserem Austauschbüro ab. Dadurch werden unnötige Kosten (z.B. Mietausfälle) gespart und wir können vielleicht einem anderen Studenten einen der begehrten Famulaturplätze vermitteln. Bitte beachte, dass eine Rückerstattung der Bewerbungsgebühr bei kurzfristigen Absagen, weniger als 91 Tage vor Famulaturbeginn, nicht möglich ist. Siehe Kosten.

Persönliche Vorbereitung

SCOPE Wikipage

Ihr könnt euch neuerdings zusätzlich zu den Austauschbedingungen auf einer weiteren Internetseite über die einzelnen Länder des IFMSA Austausches informieren:

wiki.IFMSA.org/SCOPE

Hier bekommt ihr einen Einblick in die einzelnen Austauschländer. Nützlich zur Orientierung - vor allem wenn ihr offen für unbekanntere Länder seid und mal stöbern wollt was die IFMSA zu bieten hat. Auf der Seite findet ihr viele Bilder und Infos. Bindend sind allerdings die Angaben in den Austauschbedingungen der Länder und ein Austausch ist nur mit Ländern möglich, die ihr in der Länderliste findet.

Logbook / Checkliste

Die IFMSA hat Loggbücher und Checklisten für Auslandsfamulaturen entwickelt. ihr könnt sie nutzen und damit die Qualität der Famulaturen fördern. Ihr findet diese Unterlagen unter Downloads.

Elective Pack

Demnächst findet ihr unter Downloads ein ausführliches Vorbereitungsheft, das sogenannte Elective Pack. Dieses Heft ist insbesondere für diejenigen hilfreich, die ihre Famulatur in einem Entwicklungsland machen werden.

Trikont Seminar zur Auslandsvobereitung

Die Austausch-Sektion der bvmd veranstaltet jährlich zwei Wochenendseminare (TriKont-Seminare) zur Vorbereitung auf die von ihr vermittelten Auslandspraktika in den drei Weltregionen Asien, Lateinamerika und Afrika. Der Schwerpunkt dieser Seminare liegt bisher auf der praktischen Reisevorbereitung (z.B. Länderinformationen, Impfungen, kulturelle Besonderheiten).

Mehr Informationen unter Vorbereitungsseminare

Viel Erfolg bei deinen Vorbereitungen!

Wir wünschen dir eine tolle und erfahrungsreiche Zeit in deinem Gastland und freuen uns schon auf deinen ausführlichen Famulaturbericht.

Jetzt folgt ff (fröhlich famulieren)!

Eure NEOs, 

Eric und Ebru